Affectation dans un laboratoire de la faculté des Sciences et Ingénierie ou de Santé

Chaque année universitaire, vous devrez procéder à votre inscription administrative conformément au calendrier indiqué plus haut. Pour une inscription en 1ère année, elle doit être faite au plus tard dans les tous premiers jours suivant la date du début du financement doctoral.

• Procédure d'inscription et liste de documents  (français)
• Enrollment procedure and checklist enrollment application (anglais)

Première étape

Que vous soyez déjà étudiant ou étudiante de Sorbonne Université ou non, vous devez vous créer un compte sur la plateforme ADUM si vous n'en avez pas. 

Ensuite, laissez-vous guider par la plateforme. Il vous sera demandé de saisir certaines données personnelles et de déposer des documents. Pour les documents nécessitant le dépôt sous pdf unique, vous pouvez utiliser pdf24, logiciel téléchargeable gratuitement. 

Deuxième étape

Votre dossier est en instruction et il peut vous être demandé d’apporter des précisions et de fournir des documents. 
Un mail vous sera envoyé pour que vous puissiez finaliser votre inscription et payer les droits en ligne sur une deuxième plateforme, IAweb, dès le lendemain.  
Vous devez finaliser votre inscription administrative même si vous êtes exonéré du paiement des droits d’inscription, par exemple en cas de cotutelle dont les droits sont payés dans l’établissement à l’étranger, de bourse campus France exonérante….. Cette deuxième étape conditionne l’obtention de votre certificat de scolarité et de votre carte d’étudiante ou d’étudiant.

•    Pour les doctorantes et doctorants jamais inscrits à Sorbonne Université ou à l'UPMC
•    Pour les doctorantes et doctorants déjà inscrits par le passé à Sorbonne Université ou à l'UPMC

Troisième étape

Vous recevrez votre certificat de scolarité et votre carte d’étudiant ou d’étudiante par courrier.

La carte d’étudiant est envoyée lors de votre première inscription à Sorbonne Université. Ensuite le certificat de scolarité vous permet de la mettre à jour chaque année. 
Rappel : jusqu’à votre soutenance, chaque année, vous devez vous réinscrire.

En cas de dérogation en 4e année

La préparation du doctorat s’effectue, en règle générale, en 3 ans. Des dérogations peuvent être accordées, par la cheffe d’établissement, sur proposition de la direction de l’école doctorale et après avis de la direction de thèse, sur demande motivée du candidat ou de la candidate.

Si vous ne soutenez pas votre thèse avant le 31 décembre, vous devez obligatoirement vous réinscrire, avant le 15 décembre.

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A Savoir

Une fois votre inscription finalisée, vous allez recevoir un mail de Sorbonne Université sur votre adresse mail personnelle qui va vous donner accès aux ressources mises à votre disposition (plusieurs applications ou plateformes) dont IAweb, l’ENT, Izly, Moodle….
Pour plus d’informations

Identifiant ADUM

Lors de votre création de compte ADUM sur Adum.fr, il vous sera demandé votre adresse mail et vous allez créer un mot de passe pour accéder ultérieurement à ADUM. Conservez-le soigneusement. Il vous sera utile à chaque fois que vous voulez accéder à cette plateforme.
Pour réinitialiser le mot de passe, il suffit de cliquer sur le bouton « j’ai oublié mon mot de passe » dans l’interface de connexion.

Connexion IA Web

Vous vous connecterez sur IA Web directement via votre numéro ADUM si vous n’avez jamais été inscrit à Sorbonne Université par le passé.

Vous vous connecterez avec votre numéro étudiant si vous avez été déjà inscrit à Sorbonne Université ou à l’UPMC par le passé, puis vous saisirez votre numéro ADUM. Si vous souhaitez modifier votre mot de passe, suivez le lien.

En cas de perte de votre numéro étudiant

Envoyez votre demande accompagnée de la copie de votre pièce d’identité au bureau d’accueil des doctorants par courriel.

Le numéro d’identification national étudiant : INE 

Ce numéro permet d'identifier individuellement chaque étudiant ou étudiante inscrite dans un établissement d'enseignement supérieur français. Il est attribué par le premier établissement d'inscription et est reporté à l'inscription dans tout établissement tout au long du cursus. Il vous est demandé dans toutes les applications.

Pour les titulaires du baccalauréat français n'ayant jamais été inscrit dans un établissement d'enseignement supérieur, il est créé à partir du numéro BEA indiqué sur la collante du baccalauréat.
Les étudiantes et étudiants n'ayant jamais été inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur français se verront attribuer un numéro par Sorbonne Université.
Il est composé de 10 chiffres et d'une lettre.

En tant que doctorant ou doctorante étrangère, quand vous achetez la CVEC, un numéro provisoire peut vous être attribué. Il n'est pas valide pour s'inscrire sur le site des candidatures. Laissez le champ vierge.

Modification du dossier administratif

Pour tout changement, veuillez contacter votre école doctorale.

Un projet de recherche doctoral en cotutelle se construit avec un établissement étranger habilité à délivrer le doctorat. Il comporte un sujet, un financement (français ou étranger), deux (ou trois) co-encadrants et deux (ou trois) diplômes.

Principes de la thèse en cotutelle internationale

• Le travail de thèse s’effectue entre les deux (ou trois) laboratoires, l’un rattaché à une ED de Sorbonne Université, le second (ou le troisième) dans un laboratoire de l’université partenaire
• Le doctorant ou la doctorante réalise ses travaux de recherche sous la responsabilité d'une direction de thèse dans chacun des établissements concernés qui exercent leurs fonctions d'encadrement en collaboration les uns avec les autres
• La préparation du doctorat s'effectue par périodes alternées dans les différents établissements intéressés, selon un calendrier équilibré et des modalités définies par la convention de cotutelle
• Le doctorant ou la doctorante s'inscrit chaque année en doctorat dans 2 (ou 3) établissements d'enseignement supérieur : l'un en France, le second (ou le troisième) à l'étranger
• La thèse donne lieu à une soutenance unique dans l'un des établissements signataires selon des règles précisées dans la convention de cotutelle
• Le docteur ou la docteure reçoit deux (ou trois) diplômes de doctorat des établissements signataires ou un diplôme conjoint. Sur les diplômes figure la mention de la cotutelle internationale

Mise en place de la cotutelle internationale

• Dès l'acceptation de votre candidature, vous téléchargez le formulaire de demande de cotutelle mis à votre disposition dans ADUM
• Après validation par les différentes parties, il vous appartient de déposer le formulaire signé dans l'espace de dépôt ADUM avec l'ensemble des pièces demandées pour l'inscription administrative en doctorat
• Avec la validation du dossier débutera la rédaction de la proposition de la convention de cotutelle
• Vous procéderez à votre inscription en doctorat à Sorbonne Université suivant la procédure habituelle

Le doctorat en co-direction internationale

La co-direction internationale obéit aux mêmes règles que la cotutelle sauf en ce qui concerne le diplôme qui est délivré par un seul des deux établissements.

Formulaire de demande de co-direction internationale

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Réinscriptions en 2^e année et suivantes 
01 44 27 28 10

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Soutenance

Elles sont désormais traités en fonction de l'école doctorale d'appartenance. 
Si vous faites partie de l'école doctorale

• Complexité du Vivant
• Physiologie, physiopathologie et thérapeutique 
• Physique en Ile-de-France 
• Physique et chimie des matériaux 
• Sciences de la terre, de l'environnement et physique de l'univers

>> Contact : 01 44 27 28 05

Si vous faites partie de l'école doctorale

• Cerveau, cognition, comportement
• Chimie Moléculaire de Paris-Centre
• Informatique, télécommunication et électronique de Paris 
• Sciences de la nature et de l'homme : évolution et écologie

>> Contact : 01 44 27 28 07

Si vous faites partie de l'école doctorale

• Astronomie et astrophysique d'Ile-de-France 
• Chimie physique et chimie analytique de Paris Centre 
• Géosciences, ressources naturelles et environnement 
• Pierre Louis de santé publique à Paris : épidémiologie et sciences de l'information biomédicale
• Sciences de l'environnement d'Ile-de-France 
• Sciences mathématiques de Paris centre
• Sciences mécaniques, acoustique, électronique et robotique de Paris

 >> Contact : 01 44 27 28 02

La CVEC est à acquitter pour chaque année d'inscription. Pour l'année 2023-2024, le montant de la CVEC s'élève à 100€. Vous serez amené ou amenée à déposer l'attestation de la CVEC dans ADUM même si vous êtes exonéré ou exonérée. 
Si vous êtes bloqué ou bloquée lors de la saisie de la CVEC, il y a une erreur de saisie sur votre attestation (nom incomplet, prénom mal orthographié, erreur sur la date de naissance, contactez le CROUS.

Le système de prise de rendez-vous permet au bureau d’accueil des doctorants et HDR de vous garantir un accueil individuel, personnalisé et fluide. Seuls seront affichés les horaires disponibles.

Renseignements sur la prise de rendez-vous

• Votre adresse e-mail doit être correcte pour recevoir une confirmation par e-mail. Si l'adresse a été utilisée à de nombreuses reprises sur d'autres formulaires Sorbonne Université et qu'un mail vous indique que votre adresse a déjà été utilisée, connectez-vous avec une autre adresse.
• Présentez la confirmation soit sur votre mobile soit en document imprimé au bureau d’accueil des doctorants
• Afin de ne pas retarder les autres rendez-vous, présentez-vous à l'heure au Bureau d’Accueil.
• En cas d’empêchement ou de retard, annulez le rendez-vous et reprenez-en un nouveau sur la plateforme en fonction des disponibilités restantes

Prise de rendez-vous

Les rendez-vous sont individuels et concernent 1 seul dossier. Attention cliquer sur le bon lien est important : tout rendez-vous pris sur un autre profil que celui de votre demande ne sera pas honoré.

L'organisation du Bureau d'accueil a changé. La prise de rendez-vous se fait désormais, en fonction de votre école doctorale. 

• Vous faites partie de l'école doctorale

  Vous faites partie de l'école doctorale

  Vous faites partie de l'école doctorale

  • Complexité du vivant 
  • Physiologie, physiopathologie et thérapeutique
  • Physique en Ile-de-France
  • Physique et chimie des matériaux
  • Sciences de la terre, de l'environnement et physique de l'univers

  • Cerveau, cognition, comportement
  • Chimie Moléculaire de Paris-Centre
  • Informatique, télécommunication et électronique
  • Sciences de la nature et de l'homme : évolution et écologie

  • Astronomie et astrophysique d'IdF
  • Chimie physique et chimie analytique
  • Géosciences, ressources naturelles et environnement
  • Pierre Louis de santé publique
  • Sciences de l'environnement d'IdF
  • Sciences mathématiques
  • SMAER

  Prendre rendez-vous

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Pour toute question d’ordre pédagogique
--> Contactez votre école doctorale.

Pour toute question d’ordre administratif

--> Contactez le service de scolarité du collège doctoral.

Bureau d’accueil des doctorants
15 rue de l’école de médecine
75006 Paris
Escalier G, étage 2
scolarite.doctorat@sorbonne-universite.fr

En cas de problème technique lors de la création de votre compte ADUM

--> Contactez la hotline ADUM : webmaster@adum.fr

En cas de problème concernant la CVEC (contribution de vie étudiante et de campus)

Utilisez le formulaire d’assistance disponible sur MesServices.etudiant.gouv.fr https://www.messervices.etudiant.gouv.fr/envole/message/new