Pour s’inscrire
 

Pour se réinscrire

Une fois recruté par votre école doctorale, vous devrez procéder à votre inscription administrative dans les meilleurs délais.

Pour vous aider

1^re étape

• Vous êtes étudiant de Sorbonne Université ou vous avez été étudiant de l’UPMC par le passé, connectez-vous sur l'application e-candidat avec votre numéro de dossier et votre mot de passe habituel et créez-vous un compte ecandidat. Ainsi vos données personnelles seront reprises et vous limiterez votre saisie.
• Vous ne vous êtes jamais inscrit à Sorbonne Université, connectez-vous sur l'application e-candidat et vous vous créerez directement votre compte sur e-candidat. 

Vous recevrez un mail vous permettant de vous connecter sur l'application e-candidat. et vous renseignerez vos données dans la rubrique "mon compte". Vous trouverez également un tutoriel pour utiliser l'application sur la page d'accueil.

Tous les doctorants se verrons proposer un lien "Formulaire complémentaire" à l'issue de la saisie des données personnelles et du choix de l'école doctorale. Grâce à ce lien, vous ouvrirez un formulaire à compléter et vous recevrez par courriel les documents requis pour l'inscription administrative. 
Merci de porter une attention particulière à bien saisir votre adresse courriel.

Ne négligez pas les courriels que vous recevrez tout au long de la procédure, ils vous permettront de suivre l’avancement de votre dossier. 

2^e étape

Une fois les documents téléchargés complétés et signés par tous et par votre école doctorale de rattachement, vous vous reconnecterez sur le site où vous validerez votre candidature.

3^e étape

Vous vous connecterez sur le site des inscriptions en ligne pour compléter vos données personnelles.

• Pour les doctorants jamais inscrits à Sorbonne Université ou à l'UPMC
• Pour les doctorants déjà inscrits par le passé à Sorbonne Université ou à l'UPMC

4^e étape

Sauf si votre situation nécessite un accueil personnalisé, muni de l’ensemble des documents listés sur le récapitulatif d’inscription administrative, vous enverrez votre dossier par courrier.

Bureau d'accueil des doctorants - 15 rue de l'école de médecine - 75006 Paris

Pour les doctorants venant d’une université française autre que Sorbonne Université, vous devez fournir un formulaire de changement d’établissement (transfert) édité par votre établissement d’origine avec votre demande d’inscription. 

Pour les titulaires d’un diplôme étranger, votre diplôme doit être traduit en français. Pour faire traduire votre diplôme, contactez un traducteur assermenté par la cour d'appel de Paris

Chaque année, vous avez l'obligation de vous réinscrire administrativement auprès du bureau d'accueil des doctorants.
Pour retrouver votre dossier en ligne et réimprimer votre récapitulatif d'inscription.

En 2^e et 3^e année 

A partir de la troisième inscription, l'inscription est subordonnée à la présentation du rapport du comité de suivi individuel du doctorant. Vous vous connectez sur votre dossier en ligne  avec votre numéro étudiant et le mot de passe associé. Vous cochez les cases qui vous correspondent et vous envoyez par courrier au bureau d’accueil des doctorants l'ensemble des documents qui vous sera demandé sur le récapitulatif d'inscription.

Date limite de réinscription : date à venir
Pour vous aider, le guide de l'inscription en ligne
Adresse pour l'envoi du dossier d'inscription

Bureau d'accueil des doctorants - 15 rue de l'école de médecine - 75006 Paris

En cas de dérogation en 4^e année

La préparation du doctorat s’effectue, en règle générale, en 3 ans. Des dérogations peuvent être accordées, par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale et après avis du directeur de thèse, sur demande motivée du candidat. 
Si vous ne soutenez pas votre thèse avant le 31 décembre, vous devez obligatoirement vous réinscrire, avant le 15 décembre.

Connectez-vous sur le site e-candidat avec votre numéro de dossier et votre mot de passe étudiant et créez-vous un compte ecandidat. Ainsi vos données personnelles seront reprises et vous limiterez votre saisie.

A l'issue de votre saisie, vous téléchargez notamment le formulaire de demande de dérogation auquel vous joignez obligatoirement l'ensemble des documents listés.
Ce formulaire de demande de dérogation devra revêtir l'ensemble des avis pédagogiques y compris l'avis du directeur de l'école doctorale et devra être transmis au bureau d'accueil des doctorants qui se chargera d'obtenir l'avis du Président de Sorbonne Université. La réponse vous sera communiquée par mail via l'application e-candidat. Dans le cas d’une réponse positive, vous vous reconnecterez sur e-candidat afin de valider votre candidature et vous vous connecterez sur le site d'inscription pour finaliser votre inscription administrative.

Pour vous aider, le guide de l'inscription en ligne

Sauf si votre situation nécessite un accueil personnalisé, muni de l’ensemble des documents listés sur le récapitulatif d’inscription administrative, vous enverrez votre dossier par courrier.

Bureau d'accueil des doctorants - 15 rue de l'école de médecine - 75006 Paris.

Identifiants

Deux identifiants vous sont délivrés

• Pour une première inscription ou pour une inscription au-delà de la 3e année, vous aurez un identifiant et un mot de passe ecandidat. Il sera utilisable uniquement sur le site e-candidat.
• Dès votre première inscription à Sorbonne Université, un numéro étudiant et un mot de passe vous est attribué définitivement. Il vous suivra tout au long de votre cursus.

En cas de perte de votre numéro étudiant

Envoyez votre demande accompagnée de la copie de votre pièce d’identité au bureau d’accueil des doctorants par courriel.

Oubli du mot de passe

Suivez le guide.

Modification du mot de passe

Si vous souhaitez modifier votre mot de passe, allez dans l'annuaire en utilisant votre identifiant et votre mot de passe étudiant actuel.

• Dans votre dossier, cliquez sur l'onglet "Mon profil" en haut à gauche de la page.
• Dans votre profil, cliquez sur l'icône "modifier" en bas de page.

Votre mot de passe doit comporter 6 caractères au moins dont 1 chiffre et le contenu ne doit pas être trop proche de votre nom ou de votre prénom.

Vous n’êtes pas dans l’annuaire alors que vous avez été inscrit à l’université par le passé

Allez dans l'annuaire, rubrique Services personnalisés (avec votre mot de passe) et cliquez sur Etudiants : voulez-vous réactiver votre compte?
Votre dernier mot de passe vous sera réattribué automatiquement.

Le numéro d’identification national étudiant : INE 

Ce numéro permet d'identifier individuellement chaque étudiant inscrit dans un établissement d'enseignement supérieur. Il est attribué par le premier établissement d'inscription et est reporté à l'inscription dans tout établissement tout au long du cursus.

Lors de votre inscription à la CVEC, un numéro provisoire peut vous être attribué. Il n'est pas valide pour s'inscrire sur le site des candidatures. Laissez le champ vierge.
Pour les titulaires du baccalauréat français n'ayant jamais été inscrit dans un établissement d'enseignement supérieur, il est créé à partir du numéro BEA indiqué sur la collante du baccalauréat.
Les étudiants n'ayant jamais été inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur français se verront attribuer un numéro par Sorbonne Université.
Il est composé de 10 chiffres et d'une lettre.

Modification du dossier de candidature

La saisie que vous avez effectuée ne peut être modifiée dès lors que vous avez validé votre candidature.
En revanche, tant que vous n'avez pas validé cette candidature, vous pouvez l'annuler sur le site 

Modification du dossier d’inscription 

Si les modifications sont d'ordre réglementaire et concernent :

• Votre identité
• Vos coordonnées
• L'école doctorale dans laquelle vous vous inscrivez
• Votre ou vos directeurs de thèse
• L'aspect international
• Votre statut salarié ou boursier

Vous devrez signaler les modifications à effectuer sur votre dossier lors de votre inscription administrative.

Si les modifications sont d'ordre pédagogique et concernent :

• Votre laboratoire ou équipe de rattachement
• Le nom du directeur du laboratoire
• Le financement principal ou secondaire (dans la candidature)

Vous devrez à l'issue de votre inscription administrative, le signaler au gestionnaire de votre école doctorale et lors de votre inscription administrative.

La contribution de vie étudiante et de campus : CVEC

La CVEC est à acquitter pour chaque année d'inscription.
Si vous êtes bloqué lors de la saisie de la CVEC, il y a une erreur de saisie sur votre attestation (nom incomplet, prénom mal orthographié, erreur sur la date de naissance, contactez le CROUS.

Télécharger votre récapitulatif d'inscription / Retrouver les pièces à fournir.

Récapitulatif des documents requis à l’inscription

1^e année

• Copie de la pièce d'identité
• Titulaire d'un diplôme master français ou européen : copie du diplôme et s'il n'est pas rédigé en langue française, traduction en français par la cour d’appel de Paris
• Autre diplôme que le master français ou européen : copie du diplôme et s'il n'est pas rédigé en langue française, traduction en français par la cour d’appel de Paris accompagné du formulaire d'Autorisation d’inscription en doctorat dérogatoire signée par le directeur de l’école doctorale
• CVEC : attention les noms et prénoms doivent être identiques à ceux figurant en entier sur la pièce nationale d'identité (carte d'identité ou passeport)
• L’imprimé intitulé « autorisation d’inscription en doctorat » comprenant toutes les signatures originales demandées
• 2 exemplaires de la charte du Doctorat comprenant toutes les signatures originales demandées- N'oubliez pas d'indiquer vos noms et prénoms dessus
• 1 exemplaire de la charte de déontologie des métiers de la recherche comprenant toutes les signatures originales demandées
• 1 exemplaire de la convention de formation comprenant toutes les signatures originales demandées et le calendrier prévisionnel du projet de recherche
• Copie du contrat de travail ou attestation d'embauche de la DRH de l'employeur indiquant les dates de début et de fin du contrat ainsi que le montant mensuel perçu ou attestation de bourse étrangère ou Campus France
• 1 chèque de 380€ libellé à l'ordre de l'agent comptable de Sorbonne Université avec indiqué au dos le nom et prénom de l'étudiant et son numéro de dossier

2^e année

• CVEC : attention les noms et prénoms doivent être identiques à ceux figurant en entier sur la pièce nationale d'identité (carte d'identité ou passeport)
• 2 exemplaires de la charte du Doctorat comprenant toutes les signatures originales demandées. N’oubliez pas d'indiquer vos noms et prénoms.
• Copie du contrat de travail ou attestation d'embauche de la DRH de l'employeur indiquant les dates de début et de fin du contrat ainsi que le montant mensuel perçu ou attestation de bourse étrangère ou Campus France.
• 1 chèque de 380€ libellé à l'ordre de l'agent comptable de Sorbonne Université avec indiqué au dos le nom et prénom de l'étudiant et son numéro de dossier

3^e année

• CVEC : attention les noms et prénoms doivent être identiques à ceux figurant en entier sur la pièce nationale d'identité (carte d'identité ou passeport)
• 2 exemplaires de la charte du Doctorat comprenant toutes les signatures originales demandées. N’oubliez pas d'indiquer vos noms et prénoms.
• Copie du contrat de travail ou attestation d'embauche de la DRH de l'employeur indiquant les dates de début et de fin du contrat ainsi que le montant mensuel perçu ou attestation de bourse étrangère ou Campus France.
• Compte rendu du dernier comité de suivi tamponné par le Directeur de l’Ecole Doctorale
• 1 chèque de 380€ libellé à l'ordre de l'agent comptable de Sorbonne Université avec indiqué au dos le nom et prénom de l'étudiant et son numéro de dossier

Inscription dérogatoire

• CVEC : attention les noms et prénoms doivent être identiques à ceux figurant en entier sur la pièce nationale d'identité (carte d'identité ou passeport)
• 1 chèque de 380€ libellé à l'ordre de l'agent comptable de Sorbonne Université avec indiqué au dos le nom et prénom de l'étudiant et son numéro de dossier  

Un projet de recherche doctoral en cotutelle se construit avec un établissement étranger habilité à délivrer le doctorat. Il comporte un sujet, un financement (français ou étranger), deux (ou trois) co-encadrants et deux (ou trois) diplômes.

Principes de la thèse en cotutelle internationale

• Le travail de thèse s’effectue entre les deux (ou trois) laboratoires, l’un rattaché à une ED de Sorbonne Université, le second (ou le troisième) dans un laboratoire de l’université partenaire
• Le doctorant réalise ses travaux de recherche sous la responsabilité d'un directeur de thèse dans chacun des établissements concernés qui exercent leurs fonctions d'encadrement en collaboration les uns avec les autres
• La préparation du doctorat s'effectue par périodes alternées dans les différents établissements intéressés, selon un calendrier équilibré et des modalités définies par la convention de cotutelle
• Le doctorant s'inscrit chaque année en doctorat dans 2 (ou 3) établissements d'enseignement supérieur : l'un en France, le second (ou le troisième) à l'étranger
• La thèse donne lieu à une soutenance unique dans l'un des établissements signataires selon des règles précisées dans la convention de cotutelle
• Le docteur reçoit deux (ou trois) diplômes de doctorat des établissements signataires ou un diplôme conjoint. Sur les diplômes figure la mention de la cotutelle internationale

Mise en place de la cotutelle internationale

• Dès l'acceptation de votre candidature, vous téléchargez le formulaire de demande de cotutelle mis à votre disposition
• Après validation par les différentes parties, vous transmettez le dossier complet au bureau d’accueil des doctorants
• Avec la validation du dossier débutera la rédaction de la proposition de la convention de cotutelle
• Vous procéderez à votre inscription en doctorat à Sorbonne Université suivant la procédure habituelle

Montage de la cotutelle et inscription administrative

Réinscriptions en 2^e année et suivantes 
01 44 27 28 10

Soutenance
A-EL : 01 44 27 28 07
EM-MON : 01 44 27 28 05
MOO-Z : 01 44 27 28 02

Le système de prise de rendez-vous permet au Bureau d’accueil des doctorants et HDR de vous garantir un accueil individuel, personnalisé et fluide. A travers ce système, vous avez la possibilité de prendre un rendez-vous parmi les horaires disponibles. Seuls seront affichés les horaires qui n’ont pas été réservés auparavant.

Tout rendez-vous pris sur un autre profil que celui de votre demande ne sera pas honoré. Les rendez-vous sont individuels et concernent un seul dossier.

Renseignements sur la prise de rendez-vous

• Votre adresse e-mail doit être correcte pour recevoir une confirmation par e-mail. Si l'adresse a été utilisée à de nombreuses reprises sur d'autres formulaires SU et qu'un mail vous indique que votre adresse a déjà été utilisée, connectez-vous avec une autre adresse.
• Présentez la confirmation soit sur votre mobile soit en document imprimé au bureau d’accueil des doctorants
• Afin de ne pas retarder les autres rendez-vous, présentez-vous à l'heure au Bureau d’Accueil.
• En cas d’empêchement ou de retard, annulez le rendez-vous et reprenez-en un nouveau sur la plateforme en fonction des disponibilités restantes
• Dans certains cas exceptionnels, le bureau d’accueil ne pourra honorer l’horaire précise du rendez-vous. Vous serez bien sûr reçu dans un délai raisonnable.
• Dans des cas très exceptionnels (pannes informatiques …), vous serez averti(e) par le Bureau d’accueil des doctorants et HDR, au plus tard le jour même à l’adresse mail indiquée lors de votre prise de rendez-vous.
• D'autres rendez-vous que ceux affichés ici ne pourront être accordés (ni par e-mail, ni par téléphone).

Prise de rendez-vous

Réinscriptions en 2e et 3e année A-Z

Première inscription, soutenance, retrait diplômes....

• Nom de famille (naissance) commençant par A-EL
• Nom de famille (naissance) commençant par EM-MON
• Nom de famille (naissance) commençant par MOO-Z

Avant de prendre un rendez-vous, nous vous invitons à lire attentivement les informations. De nombreuses possibilités vous sont offertes pour éviter de vous déplacer physiquement.

• Vous arrivez à Sorbonne Université pour vous inscrire en doctorat. Votre université française d'origine doit nous informer de votre situation administrative antérieure. Téléchargez le document.
• Vous quittez Sorbonne Université pour suivre une autre formation ou pour poursuivre votre doctorat dans un autre établissement. Téléchargez le document.

Collège doctoral de Sorbonne Université
15, rue de l'Ecole de Médecine 75006 Paris
Courriel