Sorbonne Université lance son International Welcome Desk

Point d’entrée unique sur le web pour les étudiantes et étudiants, les doctorantes et doctorants, et les enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs internationaux, ce nouveau site leur offrira un accompagnement complet, depuis la préparation de leur arrivée à l’université et en France, jusqu’à la fin de leur séjour.

Conçu et piloté par la Direction des affaires internationales et européennes de Sorbonne Université, l’International Online Welcome Desk est le premier volet d’un grand projet d’ampleur qui répond à une ambition claire : disposer d’un Welcome Desk à la fois en ligne et sur site pour simplifier et harmoniser le parcours d’accueil de tous les publics internationaux qui souhaitent étudier, enseigner ou réaliser des travaux de recherche à Sorbonne Université.

Le nouvel International Online Welcome Desk, lancé ce 3 décembre, est un site web entièrement bilingue (français et anglais) qui regroupe toutes les informations utiles aux publics internationaux pour faciliter leur mobilité. Modalités d’accès aux formations et unités de recherche de Sorbonne Université, aide dans les démarches d’obtention de visa et de la préparation de son budget, recherche de logement, ainsi que toutes les informations liées à la santé, à la culture et au sport… Tout est détaillé dans des fiches pratiques, selon des parcours personnalisés (étudiants, enseignants-chercheurs) ou les moments clés de la mobilité (« Avant mon arrivée », « Pendant mon séjour », « Avant mon départ »).

Innovant, le site propose par ailleurs une check-list qui permet à l’internaute de choisir et de conserver les sujets qu’il ou elle souhaite consulter afin de faciliter sa navigation.

Second volet du dispositif, un maillage d’accueil physique harmonisé doit être mis en place progressivement : adossé à un réseau de référentes et référents facultaires et interfacultaires, il doit proposer un soutien pour celles et ceux qui n’auront pas pu trouver les informations sur l’International Online Welcome Desk. Des services d’accueil existent d’ores et déjà dans les trois facultés, un est en cours de création au Collège doctoral et un interfacultaire doit être lancé. Des travaux démarrent dès le début de l’année prochaine pour coordonner et harmoniser l’ensemble.

Un projet collectif

Au-delà d’un simple outil, l'International Online Welcome Desk est le fruit d’un travail collectif associant les directions des affaires internationales et européennes, de la communication, du système d’information, des affaires juridiques et institutionnelles, mais aussi près de vingt services facultaires et interfacultaires relevant des relations internationales, de la formation, de la vie étudiante, de la recherche ou des ressources humaines, ainsi que le Collège doctoral. 

Pensé pour être évolutif et interconnecté, le site intégrera, à partir de septembre 2026, la mobilité des personnels administratifs ainsi que de nouvelles fonctionnalités comme la prise de rendez-vous en ligne, un agent conversationnel (chatbot) multilingue, des outils statistiques de suivi et un espace utilisateur personnalisé. 

L’International Online Welcome Desk marque une étape importante dans la politique d’internationalisation de Sorbonne Université. Il permettra non seulement d’améliorer la qualité de l’accueil des publics internationaux, mais aussi de valoriser l’image et l’attractivité de Sorbonne Université auprès de partenaires académiques et institutionnels, en France et à l’étranger. Conditions indispensables pour obtenir le label Bienvenue en France dont le dossier sera déposé courant 2026.

En offrant un accompagnement clair, inclusif et sur mesure à celles et ceux qui rejoignent ses campus, Sorbonne Université affirme son engagement pour un accueil de qualité envers sa communauté.  

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