Covid-19 / Sorbonne Université se mobilise pour ses étudiants : aides à la vie quotidienne, aides aux achats informatiques

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COVID-19 - FAQ à destination des personnels

Suite aux mesures prises par le gouvernement pour faire face à l’épidémie de coronavirus COVID-19, Sorbonne Université répond aux questions que les personnels peuvent se poser. 

Cette foire aux questions est actualisée en fonction de l’évolution de la situation, consultez-la régulièrement.

[Dernière mise à jour le 20.05.2020]
 

Dans la période de déconfinement, qui s’ouvre à compter du 11 mai et qui s’étend jusqu’au 30 juin 2020, l’action de Sorbonne Université est guidée avant tout par la protection de la santé de sa communauté et par la nécessaire poursuite de la lutte contre la pandémie.

Dans le respect des mesures qui s’imposent dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, une nouvelle étape s’ouvre dans l’adaptation des modalités d’exercice des activités universitaires.
A cet effet :

  • Le travail à distance est privilégié, l’activité en présentiel est réduite au strict nécessaire ;
  • Les accès aux sites et campus sont limités aux seuls agents identifiés dans le cadre du Plan de Continuité d’Activité (PCA) mis à jour, munis d’un justificatif d’accès pour la période du 18 au 30 mai. Les autorisations délivrées dans le cadre du premier PCA sont valables jusqu’au 17 mai ;
  • Les agents non concernés par ce nouveau PCA sont placés en autorisation spéciale d’absence.

Les contacts et rassemblements de plusieurs personnes n’étant pas possibles, les évènements culturels ou scientifiques prévus dans cette période n’auront pas lieu et les cours et activités physiques collectives ne reprendront pas.

Dans une période de déconfinement progressif, du 11 mai au 30 juin 2020, le PCA identifie, en plus des fonctions vitales de l’université, les activités essentielles à la finalisation de l’année universitaire 2019-2020, à la préparation de la prochaine rentrée universitaire et à la continuité des activités de recherche, en conformité avec les mesures imposées par l’état d’urgence sanitaire.

Le travail à distance est la solution privilégiée dans la reprise d’activité. Il peut se combiner à une activité en présentiel pour certains agents identifiés dans le cadre du nouveau PCA, réduite au strict nécessaire.

Le travail en présentiel doit, dans la mesure du possible, privilégier le séquencement des activités, la mise en place d’horaires décalés et/ou l’alternance des équipes afin de permettre le respect des règles de distanciation physique. Le PCA énumère les mesures de protection sanitaire qui s’imposent, au sein des locaux, dans l’accès aux sites et dans la gestion des flux, tant au niveau organisationnel qu’individuel.

Les accès aux sites et campus restent limités aux seuls agents identifiés dans le cadre du nouveau PCA. Seuls ces agents se rendent au travail sur site, munis soit d’un justificatif d’accès permanent couvrant la période du 18 mai au 30 juin, soit d’un justificatif ponctuel valable une journée. Les autorisations délivrées dans le cadre du 1er PCA restent valables jusqu’au 17 mai. En cas de doute, rapprochez-vous de votre responsable.

Ce PCA s’inscrit dans une stratégie de refonte du plan d’activité 2020 en 3 étapes : du 11 mai et au 30 juin (finalisation de l’année universitaire), du 1er juillet à la rentrée (préparation de la rentrée), de la rentrée à la fin de l’année civile (finalisation de l’année). Un certain nombre d’activités doivent être reportées à l’année 2021.

En plus des recherches ciblées sur le COVID-19, le PCA prévoit une reprise partielle des activités de recherche expérimentale, dans le respect des consignes sanitaires, de sécurité et de prévention des risques. En tant qu’établissement hébergeur, Sorbonne Université définit, en lien avec les structures de recherche et les autres tutelles, les modalités de continuité d’activité. Les directions des structures de recherche hébergées par un autre établissement, et dont Sorbonne université est tutelle, s’inscrivent dans le cadre du PCA de l’établissement hébergeur. 

Les colloques et séminaires ne seront pas autorisés jusqu’à nouvel ordre, de même que les déplacements internationaux.

La bibliothèque universitaire restera fermée au public dans cette période. Néanmoins, l’accès à distance de la documentation électronique sera maintenue.

Consultez l'arrêté du 16 mars 2020 pris par le Président de Sorbonne Université et le PCA (accès authentifié).

Dans le cadre du second Plan de continuité d’activité (PCA2) les agents sont désormais soit en activité soit en autorisation spéciale d’absence (ASA).

Le nouveau PCA permet d’assurer les activités nécessaires au bon déroulement de la fin de l’année universitaire, à la préparation de la rentrée, à la continuité de la recherche, de la formation et modalités d’évaluation à distance ainsi qu’au maintien du fonctionnement de Sorbonne Université.

Les agents exerçant ces activités dans le cadre du PCA effectuent leur travail à distance, et sur site en cas de nécessité et sur autorisation.

En complément de ces cas et sous réserve des consignes générales relatives à la fonction publique de l'Etat qui privilégie le télétravail pour les activités pouvant l’être, le placement en autorisation spéciale d’absence (ASA) est prévu pour les agents empêchés de travailler du fait des situations suivantes :

  • la garde d’enfants de moins de 16 ans non scolarisés,
  • vie à domicile auprès d’une personne présentant les symptômes du Covid-19,
  • impossibilité de se déplacer du fait de l’absence de transports publics,
  • sur prescription du médecin traitant  ou recommandation du médecin de prévention de joindre son médecin traitant.

Dans tous les cas la rémunération (y compris primes mensuelles) est maintenue. Ils pourront dans la mesure du possible apporter une aide ponctuelle à la continuité de leur service et de ses activités dans la mesure où ASA et télétravail peuvent fréquemment s’alterner ou s’organiser à l’initiative des agents ou après leur accord.

Par ailleurs, les agents qui ne peuvent pas travailler à distance du fait d'une incapacité temporaire (maladie) sont placés en arrêt de travail sur certificat médical (sans jour de carence).

La position des agents est définie de manière adaptée en fonction de leur situation et des besoins des services, sur la base de la priorité absolue accordée à leur santé et à celle de leur famille.

Les agents et les responsables peuvent consulter, sur la rubrique dédiée de l’intranet, différentes ressources internes et externes pour les aider à organiser ce travail à distance et à mieux concilier vie privée et vie professionnelle.

Le travail à distance s’organise avec votre responsable, par le recours au e-bureau si nécessaire ou dans des conditions adaptées : vous pouvez accéder à votre messagerie via la procédure indiquée sur la page dédiée

Compte-tenu de la vigilance nécessaire concernant ces nouvelles conditions de travail, un document est mis à disposition sur la prévention des risques liés au travail à distance dans le contexte de la crise du Covid-19.

Travail à distance et accident de travail ou de service : l’agent en télétravail ou travail à distance bénéficie de la même couverture des risques que s'il travaillait sur site. S'il est victime d'un accident de travail ou de service dans l'exercice à distance de ses fonctions les mêmes dispositions que s'il travaillait sur site lui sont appliquées. Consultez la procédure relative aux déclarations d'accident de travail ou de service.

Seules les personnes présentant un justificatif permanent (valable sur la période 18 mai - 30 juin) ou ponctuel sont autorisées à se rendre sur site. Ces autorisations d’accès seront accompagnées d’un QR code personnel qui devra être présenté au point de contrôle établi aux accès afin de veiller à la sécurité de personnels isolés. Des facilités seront accordées pour l’attribution de places de parking.

Des mesures de protection sont mises en œuvre sur la base du protocole national de déconfinement. Elles visent, par ordre de priorité :

  • à éviter les risques d’exposition au virus ;
  • à évaluer les risques qui ne peuvent être évités ;
  • à privilégier les mesures de protection collective en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle.

Les mesures de protection collectives concernent en premier lieu les conditions prévues par le Plan de Continuité d’Activité (PCA), qui donne la priorité donnée au travail à distance. La suspension des rassemblements et la limitation du travail en présentiel écartent tout risque d’affluence et de concentration sur les sites.

Pour les activités nécessaires en présentiel, le PCA définit des dispositions particulières et les mesures barrières précises appliquées à l’intérieur des campus et locaux, aux accès et à la gestion des flux, afin de respecter la distanciation physique et le nettoyage des surfaces.

Seules les personnes présentant un justificatif permanent ou ponctuel sont autorisées à se rendre sur site. L’accès de personnes étrangères à l’établissement devra faire l’objet d’une information auprès du service en charge du contrôle d’accès. Chaque personne accueillie devra être accompagnée depuis l’accès du campus jusqu’à sa destination afin de s’assurer du respect des consignes.

Masques et autres équipements de protection 
A leur première venue sur site, les agents ayant une autorisation d’accès à temps plein se verront remettre un kit comprenant 10 masques en tissu lavable ou 10 masques chirurgicaux jetables.
Le port du masque devient obligatoire au sein de l’établissement quand une distanciation de 2 mètres entre individus n’est pas possible (4m² minimum par personne). Des flacons de gel hydro alcoolique seront mis à disposition aux accès des sites. Certains postes de travail (bornes d’accueil, comptoirs d’ateliers, etc.) seront équipés de parois en plexiglace. Des notes explicatives détaillant les consignes seront remises aux responsables des structures.

Restauration 
Pour l’instant, de nombreuses structures annoncent qu’elles ne reprendront pas leur activité ; les dispositions prises par le CROUS pour assurer un service de livraison de repas à emporter sur le campus PMC sont en cours de précision. Les personnels présents sur les sites de la FL et de la FM pourront aussi y accéder.

Personnes atteintes du COVID19
Toute personne présentant des symptômes de toux et/ou de fièvre informe sa hiérarchie, consulte un médecin, reste chez elle et s’isole ;
Toute personne présentant des symptômes de toux et de fièvre, accompagnés de difficultés respiratoires et/ou de malaises, contacte le 15 ;
Le résultat du test réalisé en milieu médical, s’il se révèle positif, conduira au test de tous ceux, symptomatiques ou non, qui auront eu un contact rapproché avec elle (comme l’a évoqué le Premier ministre dans son discours du 28 avril et selon des modalités qui restent à préciser). Par précaution, dans l’attente du test, ces personnes resteront chez elles.

Pour les personnes ayant contracté le COVID, le retour au travail ne peut se faire avant la fin de l’arrêt de travail prescrit par le médecin qui suit le patient.

La DMP et l'Infirmerie de soins du campus Pierre et Marie Curie seront ouvertes, sous conditions d'obtention des prérequis sanitaires, à compter du 19 mai 2020 et jusqu'à nouvel ordre, les mardis, mercredis et vendredis, de 9h30 à 16h30.

Pour la DMP, seuls sont attendus les agents ayant un rendez-vous et en respectant l'horaire strict de ce dernier. 

Pour l'Infirmerie de soins du campus, et dans la mesure du possible, joindre l’infirmière par téléphone au 73011 pour convenir d'un horaire de venue. En dehors des créneaux d'ouverture, faire appel au PC sécurité. 

Les agents arrivant à la DMP ou à l'Infirmerie de soins doivent être munis d'un masque, s'annoncer à l'agent d'accueil sans pénétrer dans son bureau et utiliser la solution hydroalcoolique mise à disposition à l'entrée du service. La libre circulation des agents dans les locaux n'est pas autorisée. En cas de symptômes évocateurs de Covid-19, les agents sont invités à se conformer au protocole de prise en charge et de ne pas se déplacer de première intention à l'Infirmerie de soins. 

Les individus les plus exposés aux facteurs de stress et d’anxiété, du fait des conditions d’exercice de leur activité peuvent également bénéficier d’un soutien médical et ou psychologique en contactant la Direction de la Médecine de Prévention par courriel.

Les aides financières exceptionnelles
Les personnels confrontés à des difficultés financières liées à la situation de crise sanitaire peuvent solliciter un secours sous forme de prêt remboursable ou d’aide financière exceptionnelle auprès du service social et de la direction de la protection sociale, par courriel
Les demandes de recours gracieux sur des sommes réclamées aux agents par l’université sont également traitées à distance. La se fait par courriel.

L’accompagnement social 
En cette période de crise sanitaire, les rendez-vous physique avec l’assistante sociale ou la conseillère en économie sociale et familiale ne peuvent avoir lieu, mais un contact par courriel, pour vous apporter un premier niveau d’aide et d’orientation. 

Pour plus d’informations et d’autres points de contact, consulter la page de l’intranet “Aide sociale et dispositifs de soutien aux familles et aux agents” 
Par ailleurs, une synthèse des opportunités existantes pour réduire ses charges de transport et de logement est également disponible sur l’intranet

Consulter également :

Aide financière exceptionnelle du gouvernement à destination des foyers les plus modestes.

Les inscriptions aux recrutements ITRF de la session 2020 sont ouvertes du mardi 19 mai au jeudi 18 juin (date de clôture des registres d’inscription et date limite d’envoi des dossiers par voie postale, le cachet de la Poste faisant foi).

Pendant cette période de confinement, les sessions d’information et de formation sont suspendues mais pour poursuivre votre préparation aux concours ITRF, le service de la formation des personnels a sélectionné pour vous un certain nombre de ressources qui vous permettront de maintenir une continuité dans votre préparation. Retrouvez sur la rubrique formation de l'intranet l'ensemble des supports mis à votre disposition.

À consulter également :

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, le ministère a modifié le calendrier des concours de la filière bibliothèque.

Les reports suivants sont annoncés sur le site du ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation :

  • Concernant les concours de conservateur des bibliothèques : les épreuves des concours sont reportées.
  • Concernant les concours de bibliothécaire : les épreuves des concours sont reportées. La publication des résultats des concours est suspendue. De nouvelles dates seront annoncées ultérieurement.
  • Concernant les concours de bibliothécaire assistant spécialisé : les épreuves des concours sont reportées. La publication des résultats des concours est suspendue. De nouvelles dates seront annoncées ultérieurement.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, les concours académiques organisés par le ministère de l'éducation nationale (notamment concours communs de SA et Adjoint administratif, Infirmier de l’Education nationale) initialement programmés au mois d’avril et de mai de cette année 2020 sont reportés.

Il est indiqué sur le site du SIEC (Maison des examens et des concours) que ces concours de recrutement de l'Éducation nationale devraient avoir lieu, sous réserve de l’évolution de la situation sanitaire, entre juin et juillet. Ils feront l'objet d'une communication spécifique dans les prochains jours. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site du ministère de l'Éducation nationale et de la jeunesse.

Pour en savoir plus sur les postes ouverts par Sorbonne Université dans la filière AENES.

La Bibliothèque de Sorbonne Université (BSU) reste fermée pendant la période de déconfinement progressif. 

Toutes les ressources électroniques de la Bibliothèque Sorbonne Université (BSU) sont accessibles à distance aux membres de Sorbonne Université (personnels et étudiants). Parcourez la liste de nos ressources électroniques, puis identifiez-vous grâce à votre compte institutionnel.

De très nombreux ebooks et revues en ligne sont disponibles via la BSU, et ce dans tous les domaines des savoirs enseignés à Sorbonne Université. Pour les rechercher, rendez-vous sur la liste AZ Publication Finder.

La BSU ne peut vous répondre pour un problème d’identifiant, de compte, d’annuaire, car nous n’avons pas accès à vos données personnelles. Pour des questions sur la documentation électronique, contactez la BSU par courriel.

En complément à nos ressources électroniques, de très nombreux éditeurs prennent depuis une semaine des initiatives de mise à disposition gratuitement pour un mois d’une partie ou de l’intégralité de leur contenu pour les universités. Le consortium Couperin les recense au fur et à mesure sur cette page.

Enfin, si parmi toutes les ressources déjà disponibles à la BSU, en open access ou via les ressources électroniques d’autres bibliothèques auxquelles vous avez accès (BIS, bibliothèques CNRS, INSERM, Bulac, etc.), il vous manque un ebook, nous mettons en place un nouveau service durant la période de confinement : un guichet d’achat d’ebooks à la demande. Il suffit de remplir ce formulaire. Les demandes seront traitées dès que possible, sous réserve de disponibilité de l’ebook. 

Voir aussi l'intranet.

Pendant la crise sanitaire, les formations destinées aux personnels sur les sites de Sorbonne Université ont toutes été reportées.Il est possible de suivre des formations à distance en ligne.

Vous trouverez sur l'intranet un ensemble de ressources pour la formation des personnels et le travail à distance.

Pour toute autre demande, vous pouvez vous adresser au service de la formation des personnels.

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Tous les usagers (étudiants et personnels) ont accès à des informations plus précises sur une page dédiée :

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